Uznanie konferencji zależy od wielu elementów. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego jakie wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program i czy uczestnicy dokładnie przygotują się do tematu. Jeśli szukasz sali szkoleniowej lub też konferencyjnej, zobacz wynajem sali szkoleniowej. Sala konferencyjny muszą być odpowiednio oświetlona oraz przewietrzana, żeby uczestnicy nie zasypiali oraz byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odszukać się projektor, trafna tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji także ma obowiązek być prawidłowo ułożony, tak by nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Największe wymagania są oczywiście w stosunku do uczestników zebrania, bowiem od nich zależy czy wyznaczone cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozstrzygnięcia danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty muszą się odpowiednio przygotowywać, prezentacje powinny być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające i integrujące pracobiorców, np. paintball lub inne gry zespołowe.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych ma obowiązek wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu. Istotną kwestią jest także oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez problemu coś przeczytać lub też napisać. Podczas tych czynności nie powinien tworzyć się cień bądź też odblask. W sali powinna być też szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się też rzutniki. Znaczącą rzeczą są też gniazda elektryczne i telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację.
